West-Friesland

Naast een advies is er ook een alternatief plan.
Helaas lukt het niet om deze hier geheel te plaatsen, Voor de aanvulling kunt u naar de gemeentesite onder de kop bestuur en politiek.

Alternatief plan ombuigingen buitendienst
Van de voorbereidingscommissie grondgebied

1 Inleiding
Aan de Ondernemingsraad (OR) is gevraagd advies uit te brengen over het voorgenomen besluit het organisatieonderdeel beheer te reorganiseren. Deze reorganisatie behelst een belangrijke inkrimping/wijziging van de werkzaamheden c.q. organisatie. Al het reguliere, door de buitendienst uitgevoerde, onderhoudswerk zal worden uitbesteed. De formatie binnen beheer wordt gereduceerd van 35 fte naar 15fte.

Door de OR is een voorbereidingscommissie “grondgebied” in het leven geroepen ter ondersteuning van de OR bij de advisering. Dit rapport komt van de hand van deze commissie.

Aanleiding voor de reorganisatie
Aanleiding voor de reorganisatie wordt gevormd door:

I. De organisatievisie die is neergelegd in het raadsbesluit van november 2004:
De gemeente Enkhuizen wil een kleine, open, klantgerichte en slagvaardige organisatie zijn, waarover de burgers en de politiek van Enkhuizen hun waardering uitspreken.

Hoewel men doet voorkomen dat de organisatievisie “slank en op regie gericht” in 2004 zijn intrede heeft gedaan is hierover eind jaren negentig reeds gesproken.
In de inventarisatie- en discussienota KERNTAKEN gemeente ENKHUIZEN van 1998 wordt als oriëntatiepunt van de kerntakendiscussie genoemd:
- een slanke, slagvaardige, lokale overheid,
- die zich vooral richt op strategiebepaling, besluitvorming en belangafweging, en die
- stuurt op hoofdlijnen, randvoorwaarden aangeeft, kwaliteitseisen stelt en het gewenste
Voorzieningenniveau bepaalt, en
- zich veel minder bezighoudt met met uitvoeringstaken.

Hoewel men het destijds wenselijk achtte om organisatiebreed elke taak te beoordelen is uiteindelijk vanwege het tijdsaspect gekozen voor een drietal pilots. Een hiervan was openbaar groen.
Vooruitlopend op deze pilots is op basis van de kerntakennota beoordeeld of materieel (monteurs garage) een kerntaak betrof.
In beide gevallen is besloten dat het om kerntaken gaat die in eigen beheer gehouden moeten worden.
Voor de hieraan ten grondslag liggende argumenten verwijzen wij u naar de notitie kerntakendiscussie openbaar groen van juli 1999 en het collegevoorstel d.d. 18 maart 1999 van de directeur van Openbare Werken (collegebesluit 30 maart 1999).
Kort samengevat komt het er op neer dat men waarde hechtte aan het behouden van de bij het eigen personeel aanwezige specifieke kennis en het feit dat uitbesteding niet bij voorbaat goedkoper is (onderzoek Oranjewoud).

Als uitvloeisel van de in 1998 neergelegde organisatievisie heeft met name bij de buitendienst de afgelopen jaren een formatiereductie plaatsgevonden. Dit heeft tot gevolg gehad dat reeds een groot gedeelte van de uitvoerende taken zijn uitbesteed aan diverse marktpartijen.
Voor een overzicht van formatiereductie en reeds uitbesteed werk verwijzen wij naar bijlage 1 bij dit rapport.

Deze formatiereductie is de laatste tijd nog verder toegenomen doordat medewerker gebruik hebben gemaakt van geheel of gedeeltelijke fpu.
Ook de formatiereductie van 26fte organisatiebreed heeft hierop invloed gehad.
Er is hier dus reeds sprake van een slanke buitendienst. Door deze uitholling zijn veel eenmansfuncties ontstaan. Deze eenmansfuncties worden thans als nadelig voor de organisatie genoemd terwijl ze als gevolg van de organisatievisie tot stand zijn gekomen.

II. De bezuinigingsopdracht en efficiencytaakstelling die in het raadsbesluit van november 2004 is opgelegd aan de organisatie (beoogd resultaat een efficiencywinst van € 360.000,--; het equivalent van 5% van de formatie);

De bezuinigingen worden vooral behaald op de huisvestingskosten.
In de raad van februari 1999 is besloten een krediet beschikbaar te stellen voor nieuwbouw van de gemeentewerf aan het Witte Hert. Dit bedrag werd grotendeels gedekt door de opbrengst van verkoop van de gronden aan De Vette Knol aan een projectontwikkelaar.
De directeur van Openbare Werken adviseerde destijds echter om een bestaand pand op het Industrieterrein Krabbersplaat aan te kopen. Deze optie leverde een financieel voordeel op van ruim
€ 42.000,-- op jaarbasis ten opzichte van nieuwbouw.
Ondanks dit financiële voordeel werd gekozen voor nieuwbouw. Het is op zijn zachtst gezegd wrang nu te moeten vernemen dat met name de huisvestingskosten als te hoog worden ervaren.
Het getuigt tevens van het ontbreken van een lange-termijn-visie nu men al binnen 6 jaar na oplevering van het gebouw wil overgaan tot afstoting. Bovendien is er sprake van kapitaalsvernietiging.

In het verleden zijn op eigen initiatief van de buitendienst verschillende efficiëntiemaatregelen doorgevoerd.
Deze maatregelen bestaan o.a. uit:
- het voor eigen rekening nemen van de schafttijden wat een besparing van 100 uur per jaar per medewerker heeft opgeleverd;

- om het verlet en de piekbelasting zoveel mogelijk terug te dringen zijn de medewerkers in zomer – en wintertijden gaan werken wat in de winterperiode een beperking van 80 verleturen en in het hoogseizoen 122 extra productieve uren per medewerker per jaar heeft opgeleverd;

- ook werd de buitendienst ingezet voor de uitvoering i.v.m. de calamiteitendienst buiten de reguliere werktijden.
Het personeel van de buitendienst is ook nu weer bereid verder mee te denken om te komen tot efficiencywinst. Een van de maatregelen zou kunnen zijn meer productieve uren door aanvang, schaft en vertrek vanaf de werkplek.

Het is echter eenzijdig om bijna het totale te besparen bedrag aan efficiency te halen uit uitbesteding van de buitendienst. Net zoals bij de formatiereductie van 26fte zou ook dit bedrag organisatiebreed opgebracht moeten worden.

III. De wens van het bestuur om prioriteit te geven aan het wijkgericht werken en handhavingsactiviteiten, hetgeen omschreven is in het coalitieakkoord voor de periode 2006-2010.

Het wijkgericht werken is niet nieuw. Reeds jaren wordt er zowel bij groen als bij reiniging/civiel in 3 ploegen gewerkt.
Dit wijkgericht werken geldt zowel voor het eigen personeel als voor het personeel van Op/Maat.
Wellicht wijkt het wijkgericht werken zoals dat nu geschiedt af van de manier waarop het college dit gestalte wenst te geven. Door middel van aanpassingen in de huidige organisatie kan dit gerealiseerd worden.

Geconcludeerd kan worden dat bij de buitendienst de afgelopen jaren “gegroeid” is naar een slanke organisatie, die alleen nog de belangrijkste taken zelf uitvoerd.

Alternatief
Het is de keuze van het MT en het college door te ontwikkelen naar een nog slankere. De wijze waarop is echter onverteerbaar. Naast de zorg voor de inwoners en de openbare ruimte van Enkhuizen heeft de gemeente ook de zorg voor haar werknemers.
De voorbereidingscommissie grondgebied is dan ook van mening dat het door MT en college gestelde doel ook bereikt kan worden zonder dat hieraan grootschalige personele consequenties zijn verbonden.
Het door ons voorgestelde alternatief is gebaseerd op de volgende gedachten:

- afslanking door natuurlijk verloop. Zodra een functie vacant is, is uitbesteding het uitgangspunt. Ook dient door samenvoeging van functies en doorschuiven van personen toegegroeid te worden naar een eindmodel zoals MT en college dit wensen (kleine kerngroep);

- uitbesteed werk grotendeels terug halen en onder verantwoordelijkheid van eigen personeel laten uitvoeren door bij de gemeente gedetacheerde medewerkers van Op/Maat (zie Organisatie van de toekomstige werkzaamheden onder: algemeen).

Door te kiezen voor afslanking via natuurlijk verloop worden de gestelde doelstellingen op een sociale manier behaald (de gemiddelde leeftijd is thans 48,62 jaar).
Wij gaan hierbij uit van afstoting van het gebouw aan Het Witte Hert. Opslagterrein en zoutloods dienen behouden te blijven.
Voor de huisvesting van het personeel kan worden gekozen voor de huur van enkele geschakelde bedrijfsunits. Stalling van voertuigen vindt op eigen terrein plaats, zij het in de buitenlucht. Deze units kunnen geleidelijk afgestoten worden tot uiteindelijk de huisvesting overblijft die voor de kerngroep noodzakelijk is. Door deze huisvesting op Schepenwijk te kiezen is men op korte afstand van zoutloods en opslagterrein. Dit komt de bedrijfsvoering ten goede.

Geraamde boekwinst verkoop pand € 1.000.000,--. min de kosten van herhuisvesting personeel.
Door te kiezen voor natuurlijk verloop is geen frictiepot noodzakelijk. Opbrengst € 500.000,--.
De jaarlijkse kosten blijven bestaan maar zullen steeds minder worden.

Organisatie van de toekomstige werkzaamheden
Algemeen
Door het werk terug te halen en de budgetten die hierbij horen te bundelen komt er genoeg budget vrij om 10 medewerkers van Op/Maat (8 groen / 2 reiniging) jaarrond bij de gemeente Enkhuizen te detacheren. Dit in plaats van uitbesteding door middel van onderhoudscontracten aan Op/Maat.
De voordelen van deze constructie zijn de gunstige arbeidskosten, flexibele inzet, directe aansturing door eigen personeel, mogelijkheid om materieel mee in te huren en de overgang naar de door de raad gewenste manier van wijkgericht werken tot stand te brengen.

In het zomerseizoen worden werkzaamheden in het groen opgepakt welke nu in een contract met Op/Maat zijn opgenomen en buiten het groeiseizoen kunnen blad ruimen, reinigingswerkzaamheden van bruggen, verkeersborden, terreinmeubilair, openbare verlichting enz. en snoeiwerkzaamheden enz. worden uitgevoerd.
De gladheidbestrijding moet door personeel van de gemeente worden uitgevoerd om de expertise, ervaring, inzet en flexibiliteit van het eigen personeel zo veel mogelijk te benutten.

Groen
Hierbij wordt er van uitgegaan dat het budget voor het onderhoud groen weer op niveau wordt gebracht zodat de klachten snel af zullen nemen en de burgers weer trots op de groendienst kunnen zijn (momenteel is er sprake van achterstalling groenonderhoud).

Bij groen zullen 2 ploegen van ieder 4 personen van Op/Maat worden bijgestaan door 2 gemeentelijke medewerkers waardoor aanspreekpunten in de wijk een feit worden en de kennis en ervaring van eigen personeel niet verloren gaan en het toezicht het gehele jaar door gewaarborgd is.
Intensief maaiwerk en een deel van de overige werkzaamheden blijft uitbesteed.
Hierbij wordt geen rekening gehouden met het beheer van de sportvelden omdat niet duidelijk is hoe de besluitvorming omtrent verzelfstandiging zal verlopen.

De B&H klachten zullen door de eigen wijkploegen worden opgelost en de eigen medewerkers dienen tevens als vraagbaak voor de burgers wat tot een ontlasting van de B&H lijn zal leiden.

Reiniging/Civiel
Het legen van de papierbakken in zijn geheel en het verwijderen van zwerfvuil wordt deels door eigen personeel uitgevoerd.
Het machinaal vegen gebeurt alleen door eigen personeel. Getracht kan worden zelf werkzaamheden uit te gaan voeren voor derden (bijvoorbeeld vegen industrieterreinen) waardoor extra inkomsten gegenereerd kunnen worden.

Het herstraten van verhardingen en de rioolstoringen zullen door een combinatie van de riool - en straatploeg worden uitgevoerd. Door het inzetten van eigen transport in de vorm van een vrachtwagen kunnen de kosten van derden en eigen personeel (alle afdelingen) worden gedrukt en kan deze tevens ingezet worden voor een adequate gladheidbestrijding.
De B&H klachten worden door een gecombineerde ploeg van eigen personeel en personeel van Op/Maat (2 personen) worden opgelost.

Bouwkunde
Het kleinschalige timmerwerk wordt door eigen personeel uitgevoerd (servicebus)en het grootschalige werk uitbesteed.
Al het metselwerk zal worden uitbesteed.
Alleen het specialistische en kleinschalige schilderwerk (o.a restauraties) wordt door eigen schilder uitgevoerd.
De medewerker algemene dienst vervult allerlei klusjes en is eigenlijk overal inzetbaar. Deze functie zou desgewenst bij facilitair kunnen worden ondergebracht.
De B&H klachten worden door de verantwoordelijke medewerker van de betreffende discipline opgelost.

Materieel
Door natuurlijk verloop verdwijnen binnen een paar jaar 1,39 van de 2,39 fte. De vrijgekomen functies kunnen gecombineerd worden en opgevuld door de overgebleven fte. Hierdoor kan op dat moment het onderhoud materieel volledig uitbesteed worden.

Overige
De gladheidbestrijding wordt door eigen personeel uitgevoerd wat de reactiesnelheid en flexibiliteit ten goede komt en controle op deze werkzaamheden bijna overbodig maakt. Overdag kan er ook dankbaar gebruik gemaakt worden van de inzet van het Op/Maat personeel bij sneeuwval en het sneeuwvrij maken van de winkelpromenade enz. Er blijft genoeg ruimte in de eigen organisatie om allerlei moeilijk in te plannen zaken door eigen personeel te laten uitvoeren.

Algemene conclusie:

De Gemeente Enkhuizen als kleine, open, klantgerichte en slagvaardige organisatie waarover de burgers en politiek hun waardering uitspreken.

• Kleine organisatie:
Op korte termijn (t/m 2009) zullen er 9 mensen gebruik maken van volledig fpu. Daar komt bij gedeeltelijk fpu en natuurlijk verloop zodat naar verwachting op korte termijn al een slankere organisatie zal ontstaan.

• Open en klantgericht:
Daar het onderhoud in de wijken onder directe regie van gemeentepersoneel valt kan er direct worden ingespeeld op verzoeken, klachten van bewoners. Deze mensen zijn ook de aanspreekpunten van de eventuele coördinator die het wijkgebeuren moet gaan begeleiden.

Ook zal in de plaatselijke media aangegeven kunnen worden wanneer en waar bepaalde werkzaamheden verricht zullen gaan worden waardoor vragen en verzoeken vanuit de wijken zullen afnemen. Vooral de wisselwerking tussen enerzijds de wijkteamcoördinator en de wijkraden, en anderzijds tussen de wijkteamcoördinator, de beleidstak en het uitvoerende personeel is hierbij van belang. Zo kan het beleid worden getoetst op efficiëntie door het uitvoerende personeel en de wijkcoördinator, die dit ook met de wijkraden kan bespreken

• Slagvaardig:
Slagvaardig kan een organisatie alleen zijn als er direct en flexibel kan worden opgetreden en er direct op bepaalde situaties/calamiteiten gereageerd kan worden. Deze eigenschap werd altijd al gezien als één van de voordelen van eigen personeel die bekend zijn in de eigen gemeente en uit de nodige ervaring kunnen putten om veel problemen het hoofd te kunnen bieden.

• Waardering:
Als het onderhoud weer op structurele wijze kan worden opgepakt en de bewoners, via de wijkraden meer inspraak wordt gegeven en de informatievoorziening naar de inwoners van Enkhuizen wordt geoptimaliseerd dan komt de waardering vanzelf.
Als de burgerij tevreden is heeft dit een positieve weerslag op de politiek.

● Efficiëntie:
Door het detacheren van Op/Maat wordt 5 a 10% bespaard op inhuur derden (uurtarief detachering is lager dan uurtarief inhuur). Het Witte Hert kan worden afgestoten. Geraamde opbrengst € 1.000.000,--. Min kosten van herhuisvesting personeel. Door te kiezen voor natuurlijk verloop is geen frictiepot noodzakelijk. Opbrengst € 500.000,--. Er behoeft minder zwaar ingezet te worden op aansturing controle door derden.

● Sociaal:
Het voordeel van een geleidelijke afbouw van het zittende personeel:
- De organisatie kan gebruik maken van alle ervaring en kennis (investeringen) van ouder personeel wat geleidelijk kan en zal afvloeien.
- De kosten die gemoeid zijn met het geforceerd afvloeien tot een minimum beperken.
- Realiseren aan de gestelde doelstellingen.
- De productiviteit en motivatie van tevreden personeel ligt een stuk hoger.
- Het gebruik blijven maken van de flexibiliteit en inzet van het eigen personeel.
- Het langzaam toegroeien naar een andere organisatievorm verdient altijd de voorkeur daar dit vaak beter doordacht en voorbereid zal gebeuren en, indien nodig, er tijd genoeg is om het één en ander bij te sturen